Quels outils pour la gestion d’un centre et service d’archives ?

Objectif :

Gérer une institution au quotidien demande une planification et l’utilisation d’outils spécifiques. Les services et les centres d’archives n’échappent à la règle. En vue de vous aider dans la gestion quotidienne, l’AAFB vous propose une formation d’une journée afin de découvrir les outils et bonnes pratiques à mettre en place au sein de votre service et centre d’archives.

Cette formation se veut avant tout pratique et pragmatique et vise à proposer aux participants des outils, des modèles  et des procédures qu’ils pourront adapter à la gestion quotidienne d’un centre d’archives.

La formation aborde deux aspects, le premier est lié à la gestion du centre en tant qu’institution, « entreprise comme les autres ». L’objectif ne sera pas de donner une formation de comptabilité ou de législation des asbl mais bien de présenter des outils permettant d’assurer le suivi et la coordination des différents aspects de gestion d’un centre.

Le second aspect est lié directement au traitement des archives et présente des outils et des procédures relatives à la pratique archivistique des premiers contacts avec le donateur/déposant (comment rassurer, établir une convention…) à la valorisation (communicabilité des documents, gestion de la salle de lecture, prêt de document, reproduction) en passant par les différentes étapes du traitement (procédure unifiée de tri, modèles de plan de classement, procédure d’encodage…)

Contenu :

La journée s’articulera en deux parties :

• La gestion du centre : un centre d’archives est une « entreprise » comme une autre ayant des obligations légales, comptables, etc. : comment assurer le suivi et la coordination de ces différents aspects.

• La gestion des archives : des premier contacts avec le donateur/déposant à la mise en valeur en passant par les différentes étapes de traitement (convention don/ dépôt/reproduction, bordereau, registre des entrées/ des lecteurs, etc.)

Méthodologie :

Entre présentation de la théorie et partages d’expériences pratiques, la formation se veut dynamique et concrète pour les participants.

Public cible : La formation s’adresse aux gestionnaires de centre d’archives et archiviste à la recherche d’outils pour améliorer leurs pratiques quotidienne et aux archivistes débutants souhaitant se doter d’outils supplémentaires

Prérequis : Avoir des bases en archivage

Formateurs :

• Camille Vanbersy : historienne, archiviste et directrice adjointe au CARHOP
• Thierry Delplancq : archiviste à la Ville de la Louvière

Informations et inscription :

Date & horaire | jeudi 2 octobre 2025 de 9h30 à 16h30* (accueil dès 9h00)

Lieu | Avenue Cardinal Mercier 28-30 (rez-de-chaussée) – 5000 Namur

Tarif | 120 euros pour les membres de l’AAFB et du VLA et 180 euros pour les non-membres

Inscription obligatoire

Savez-vous que vous pouvez demander une intervention du fonds 4S si votre institution dépend de la CP 329 ? Pour ce faire, vous devez introduire  une demande de remboursement au fonds 4S. Dans le cadre des ces formations, il s’agit d’une demande clé sur porte – à faire au plus tard 60 jours après la formation. Toutes les infos : https://www.fonds-4s.org/soutien-formation/formations-cle-sur-porte/#en